Τήρηση βιβλίων Β’ κατηγορίας – Οδηγός για επαγγελματίες

Ηλεκτρονικά βιβλία 2023

Τα βιβλία εσόδων-εξόδων των επιχειρήσεων ετοιμάζεται να είναι μόνο ηλεκτρονικά και να μεταβιβάζονται τα δεδομένα αυτόματα στο taxis. 

Έχουν δημιουργηθεί πολλά ερωτήματα που προβληματίζουν τους επαγγελματίες και όσο αφορά τα νέα δεδομένα όσο και για το τι θα γίνει με τα παλιά αρχεία που είναι σε έντυπη μορφή και με την τήρηση βιβλίων.

Τα λογιστικά βιβλία, καθώς και η λογιστική παρακολούθηση για έναν επαγγελματία είναι πονοκέφαλος. Γι’ αυτό την εργασία αυτή αναλαμβάνει επαγγελματίας λογιστής. Ωστόσο θα πρέπει να είναι γνωστά κάποια βασικά πράγματα για μια πιο σωστή και ολοκληρωμένη εικόνα που έχει ο κάθε επιχειρηματίας.

Χρόνος ενημέρωσης λογιστικών βιβλίων

Ο χρόνος ενημέρωσης των βιβλίων είναι ίδιος σε όλες τις περιπτώσεις είτε η παρακολούθηση γίνεται χειρόγραφα είτε ηλεκτρονικά/μηχανογραφικά. Τα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης πρέπει υποχρεωτικά από το νόμο να είναι ενημερωμένα σύμφωνα με τα έσοδα και τα έξοδα μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από τη λήξη κάθε τριμήνου για τα βιβλία Β κατηγορίας (απλογραφικά). Για τα βιβλία Γ κατηγορίας (διπλογραφικά) η προθεσμία είναι μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα.

Τα βιβλία δεν είναι υποχρεωτικό να είναι εκτυπωμένα αφού, η νομοθεσία αναφέρει ότι πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα στις φορολογικές αρχές. Σε ένα τέτοιο σημείο φαίνεται πως έχεις διαλέξει το σωστό λογιστή για την επιχείρηση σου, που θα πρέπει να ελέγχει την τήρηση βιβλίων, να ενημερώνει σε τακτά χρονικά διαστήματα τα βιβλία και να δίνει καθοδήγηση για την πορεία της επιχείρησης όσο αφορά τη ρύθμιση του ΦΠΑ και της φορολογίας.

Σωστή φορολογική εικόνα επιχείρησης, τήρηση βιβλίων.

Ένας επαγγελματίας που είναι ενεργός ή σκέφτεται να κάνει έναρξη ατομικής επιχείρησης είτε ίδρυση ομόρρυθμης εταιρίας ΟΕ είτε σύσταση ΙΚΕ, θα πρέπει να έχει στο μυαλό ότι η οργάνωση είναι το Α και το Ω ειδικά για την τήρηση βιβλίων.

Τα αρχεία που είναι σε έντυπη μορφή θα πρέπει να υπάρχουν όλα. Εάν δεν υπάρχουν θα πρέπει να ζητήσουμε αντίγραφα με υπογραφή από τους προμηθευτές. Το πρέπον είναι τα έντυπα να είναι καθαρά, τακτοποιημένα και οργανωμένα κατά ημερομηνία. Οι περισσότεροι τα βάζουν ανά προμηθευτή γιατί τους είναι πιο εύχρηστο. Παρ όλα αυτά σε έναν φορολογικό έλεγχο ζητάνε πάντα τα τιμολόγια να είναι ανά ημερομηνία και έτσι θα γλιτώσετε πολύτιμο χρόνο και ενέργεια.

Αν κάποιο έντυπο τιμολόγιο ή απόδειξη πιστεύουμε ότι το χαρτί δεν είναι καλής ποιότητας και με την πάροδο του χρόνου θα αλλοιωθεί, θα ήταν μια καλή ιδέα να το φωτοτυπήσουμε, να το σκανάρουμε και να το κρατήσουμε σε ηλεκτρονική μορφή.

Στο μεταβατικό στάδιο που θα περάσουμε στα ηλεκτρονικά τα βιβλία, καλό θα ήταν και τότε και για κάποιο διάστημα προσαρμογής οτιδήποτε εκδοθεί και σε έντυπη μορφή να το κρατήσουμε στο αρχείο μας σε φάκελο ανά ημερομηνία και ανα έτος. Μια καλή και νοικοκυρεμένη εικόνα σίγουρα δείχνει στις φορολογικές αρχές έναν συνετό επαγγελματία.

Χρόνος διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων

Τα βιβλία και τα στοιχεία θα πρέπει να διαφυλάσσονται υποχρεωτικά για πέντε (5) χρόνια από τότε που λήγει το αντίστοιχο φορολογικό έτος για το οποίο υπάρχει υποχρέωση υποβολής επιχειρηματικής φορολογικής δήλωσης.

Στην περίπτωση όμως που υπάρχει φορολογικός έλεγχος θα πρέπει να γίνει διαφύλαξη αρχείου μέχρι να τελειώσει ο φορολογικός έλεγχος. Η μη συμμόρφωση με την διαφύλαξη των χρησιμοποιημένων βιβλίων και στοιχείων θεωρείται παράβαση και επιβάλλεται πρόστιμο 2.500 ευρώ.

Στην περίπτωση όμως του φορολογικού ελέγχου θα πρέπει να είναι τακτοποιημένες οι φορολογικές δηλώσεις για τα τελευταία δεκαπέντε (15) χρόνια και για τις δηλώσεις ΦΠΑ τα τελευταία πέντε (5) χρόνια.

Χωρίς να υπάρχει αρχείο βιβλίων και στοιχείων , είναι ευκολονόητο ότι δεν μπορούν να υποβληθούν οι παραπάνω δηλώσεις. Οπότε καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι αρχείο βιβλίων και στοιχείων θα ήταν φρόνιμο να κρατήσουμε για δεκαπέντε (15) χρόνια.

Τήρηση μητρώου παγίων, τήρηση βιβλίων.

Πολύ σημαντικό για τη λογιστική παρακολούθηση της επιχείρησης είναι το μητρώο παγίων. Το καθιστά σημαντικό γιατί το μητρώο παγίων είναι ένα μέσο το οποίο μας επιτρέπει να βρούμε τρόπους για να μειώσουμε το φόρο και τον ΦΠΑ για την επιχείρηση.

Στο μητρώο παγίων συμπεριλαμβάνονται όλα τα άυλα η υλικά στοιχεία της επιχείρησης που βοηθάνε στην παραγωγική διαδικασία ή στην διαδικασία των πωλήσεών. Υποχρέωση του  επιχειρηματία είναι όταν δίνει ένα τιμολόγιο παγίου στο λογιστή να του διευκρινίζει ότι αυτό που έχει αγοράσει, αποτελεί πάγιο ή βοήθεια στην αναβάθμιση ενός παγίου. Στη συνέχεια είναι υποχρέωση του λογιστή να το αποτυπώσει σωστά στα λογιστικά βιβλία και στο μητρώο παγίων.

Σύμφωνα με την νομοθεσία στο μητρώο παγίων θα πρέπει να αναφέρεται η ημερομηνία αγοράς και η τιμή κτήσης. Επίσης ο συντελεστής απόσβεσης, οι αποσβέσεις και η αναπόσβεστη αξία.

Η απόσβεση παγίων που γίνεται κάθε έτος, είναι στην ουσία η μείωση αξίας ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου από την φθορά που έχει υποστεί, μέσα από την χρήση στην πάροδο του χρόνου και την τεχνολογική εξέλιξη, που το καθιστά παλαιότερο τεχνολογικά. Η ετήσια απόσβεση είναι εκπιπτόμενη δαπάνη, καταχωρείται σαν έξοδο στα λογιστικά βιβλία και μειώνει τον ετήσιο φόρο, για αυτό και είναι τόσο σημαντικό το μητρώο παγίων.

Ηλεκτρονικά βιβλία εσόδων-εξόδων (MyData). Τήρηση βιβλίων.

Σύμφωνα με το υπουργείο οικονομικών κάθε επιχείρηση ή ελεύθερος επαγγελματίας θα πρέπει να καταχωρεί στα ηλεκτρονικά βιβλία τα δεδομένα των φορολογικών στοιχείων που  εκδίδει. Η προθεσμία είναι το αργότερο μέχρι την συμπλήρωση της τρίμηνης η μηνιαίας περιοδικές δήλωσης  ΦΠΑ.

Οι επαγγελματίες που είναι λήπτες των τιμολογίων, θα μπορούν να παρακολουθούν ηλεκτρονικά τα τιμολόγια τους μέσω της εφαρμογής Data του Υπουργείου Οικονομικών.

Ο φορολογικός έλεγχος θα επικεντρώνεται στις περιπτώσεις που παρατηρείται μέσω του taxisnet ασυνήθιστη δραστηριότητα. Είτε λόγω μειωμένων πωλήσεων είτε αυξημένων δαπανών της επιχείρησης.

Κατηγορίες ηλεκτρονικών βιβλίων

Η πλατφόρμα «myData» της ΑΑΔΕ θα περιλαμβάνει δύο ηλεκτρονικά βιβλία : 

1. Το Βιβλίο Αναλυτικών Εγγραφών (Αναλυτικό Βιβλίο). Όπου θα καταχωρείται η σύνοψη των παραστατικών εσόδων-εξόδων των επιχειρήσεων, θα γίνεται ο χαρακτηρισμός των συναλλαγών και θα διενεργούνται οι αναγκαίες λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος κάθε έτους.
2. Το Βιβλίο Συνοπτικής Απεικόνισης (Συνοπτικό Βιβλίο). Όπου θα εμφανίζονται συγκεντρωτικά τα αποτελέσματα της επιχείρησης (η διαφορά εσόδων -εξόδων) σε μηνιαία και ετήσια βάση.

Διαβίβαση δεδομένων στα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ

1. Θα διαβιβάζεται και θα καταχωρείται η σύνοψη των παραστατικών εσόδων-εξόδων των επιχειρήσεων. Η σύνοψη των παραστατικών θα είναι τυποποιημένη από την ΑΑΔΕ. Θα περιλαμβάνει δεδομένα, όπως στοιχεία αντισυμβαλλόμενων, αξίες, φόροι, χαρτόσημα, τέλη, κρατήσεις, χωρίς την αναλυτική διάκριση των ειδών (αγαθών – υπηρεσιών).
2. Θα γίνεται χαρακτηρισμός των καταχωρούμενων συναλλαγών.
3. Θα διενεργούνται οι αναγκαίες λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και του φορολογικού αποτελέσματος κάθε έτους.

Τρόπος διαβίβασης των δεδομένων

Η διαβίβαση των στοιχείων των παραστατικών θα πραγματοποιείται με τους παρακάτω τρόπους:

1. Με το λογιστικό – εμπορικό πρόγραμμα των επιχειρήσεων

α) Η έκδοση των παραστατικών θα εξακολουθεί να γίνεται με τον τρόπο που διενεργείται σήμερα.

β) Η διαβίβαση των στοιχείων των παραστατικών στην ηλεκτρονική πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ θα γίνεται μαζικά μέσω λογισμικών των επιχειρήσεων.

2. Στις επιχειρήσεις που εκδίδουν μικρό αριθμό παραστατικών και δεν χρησιμοποιούν συστήματα λογισμικού θα παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης της σύνοψης των παραστατικών σε ειδική φόρμα στην ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ
3. Με Φορολογικούς Ηλεκτρονικούς Μηχανισμούς (ταμειακή μηχανή)απευθείας διασυνδεδεμένους με την ΑΑΔΕ και το taxis. Oι συναλλαγές λιανικής θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά μέσω λογιστικού συστήματος ή ειδικής φόρμας καταχώρησης.
4. Μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η δυνατότητα αυτή θα επιτρέπει την αυτόματη διαβίβαση των τιμολογίων που έχουν εκδοθεί ηλεκτρονικά από το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην πλατφόρμα myDATA.

Τρόπος ενημέρωσης των ηλεκτρονικών βιβλίων

Κάθε φορά που θα γίνεται διαβίβαση δεδομένων και παραστατικών στο Αναλυτικό Βιβλίο Εγγραφών, η ΑΑΔΕ θα χορηγεί Μοναδικό Αριθμό Καταχώρηση (ΜΑΡΚ). Έπειτα θα γίνεται αυτόματη ενημέρωση στο Αναλυτικό και το Συνοπτικό Βιβλίο για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεθόδου τήρησης λογιστικού συστήματος (απλογραφικό – διπλογραφικό). Τα έσοδα κάθε μήνα θα αναρτώνται στο σύστημα μέχρι τις 20 του επόμενου μήνα για την τήρηση βιβλίων.

Φορολογικά βιβλία και στοιχεία (παραστατικά πωλήσεων)

Θα πρέπει υποχρεωτικά να τηρείτε λογιστικά αρχεία είτε ηλεκτρονικά είτε χειρόγραφα για την τήρηση βιβλίων. Με ιδιαίτερη προσοχή θα αγοράσετε τα απαραίτητα μπλοκάκια αποδείξεων που απαιτεί η δραστηριότητα σας (Λιανικής πώλησης, παροχής υπηρεσιών, τιμολόγιο για επαγγελματίες, με ή χωρίς ΦΠΑ κτλ.). Εφόσον τα βιβλία της επιχείρησης είναι αθεώρητα, μπορείτε να φτιάξετε ένα πρότυπο σε excel και να κρατάτε την αρίθμηση.

1.Τιμολόγιο πώλησης. Είναι στοιχείο που εκδίδεται για κάθε πώληση αγαθών και παροχή υπηρεσιών σε επαγγελματίες και επιχειρήσεις και υπόκειται σε Φ.Π.Α.

2.Απόδειξη λιανικής πώλησης ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών. Για κάθε πώληση αγαθών ή υπηρεσιών σε ιδιώτες καταναλωτές, αντί για τιμολόγιο θα πρέπει να εκδώσετε απόδειξη λιανικής πώλησης. Είτε απόδειξη λιανικών συναλλαγών ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών.

 *Προσοχή : Για οικονομικές συναλλαγές μεταξύ ιδιωτών και επιχειρήσεων με μετρητά το όριο είναι 500€. Μεγαλύτερα ποσά μόνο μέσω Τραπέζης.

Περισσότερα για τα φορολογικά παραστατικά εδώ

Συντελεστές ΦΠΑ

Για να δείτε ποιο συντελεστή θα εφαρμόσετε στις συναλλαγές σας, σας παραθέτουμε τους συντελεστές Φ.Π.Α. που ισχύουν και οι οποίοι δύνανται να μεταβάλλονται με νόμο με βάση τις δημοσιονομικές ανάγκες της χώρας. 

α) Ο κανονικός συντελεστής ο οποίος ορίζεται σε 24% επί της φορολογητέας αξίας (ισχύει από 1/6/2016).

β) Ο μειωμένος συντελεστής που είναι 13% επί της φορολογητέας αξίας. Ενδεικτικά αναφέρονται:

• βασικά προϊόντα ευρείας κατανάλωσης όπως ψωμί, γάλα, κρέας, ψάρια, ελαιόλαδο, τυριά, ζυμαρικά, άλευρα, δημητριακά, λαχανικά, καφές, τσάι, αλάτι, ξύδι. Διάφορα παρασκευάσματα διατροφής με βάση τα δημητριακά, τα αλεύρια, τα άμυλα, ζώντα ζώα, είδη για εξυπηρέτηση ατόμων με ειδικές ανάγκες, αγροτικά εφόδια κ.λπ.
• υπηρεσίες όπως διαμονή σε τουριστικά καταλύματα, παροχή υπηρεσιών κατ’ οίκον φροντίδας παιδιών, ηλικιωμένων, ασθενών κ.λπ., την εκμετάλλευση εστιατορίων, καφενείων, ζαχαροπλαστείων και συναφών επιχειρήσεων κ.λπ.

γ) Ο υπερμειωμένος συντελεστής που ορίζεται σε 6% επί της φορολογητέας αξίας. Ενδεικτικά αναφέρονται:

Φάρμακα, βιβλία, εφημερίδες, περιοδικά, εισιτήρια θεατρικών παραστάσεων και συναυλιών, ηλεκτρική ενέργεια, φυσικό αέριο κ.λπ.

———-

Θεοδώρα Παλιούρα

Λογίστρια-Φοροτεχνικός Α’ τάξης

Σύμβουλος Στρατηγικής Λογιστικής Επιχειρήσεων

Σύγχρονο Λογιστικό γραφείο Θεσσαλονίκη – PKP IKE

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθύνεστε στο [email protected] ή μέσω φόρμας επικοινωνίας

-Online συμβουλευτική

Αξιοποιήστε την υπηρεσία online συμβουλευτικής για να λύσετε φορολογικά θέματα και απορίες και για να σχεδιάσετε σωστά την έναρξη της επιχείρησης σας.

  Ραντεβού συμβουλευτικής

-Start My Business.gr – Σεμινάριο έναρξης επιχείρησης

Ο πιο πλήρης οδηγός για τη δημιουργία νέας επιχείρησης από το μηδέν μέσα από ένα online σεμινάριο με όλα τα σημαντικά θέματα για την έναρξη επιχείρησης και την ίδρυση μιας εταιρίας για να ενημερωθείτε κατάλληλα για το φορολογικό και νομικό πλαίσιο της σημερινής αγοράς.

  Δείτε πληροφορίες και παρακολουθείστε το σεμινάριο

Δείτε περισσότερα άρθρα για έναρξη επιχείρησης και σύσταση εταιρείας :

• Τι χρειάζεται για να ξεκινήσεις μια νέα επιχείρηση

• Επιχείρηση με έδρα το σπίτι. Τι ισχύει;

• Τι είναι το Business Coaching
  

• Πώς θα κάνετε έναρξη ατομικής επιχείρησης

• Ίδρυση Ο.Ε. –  Ε.Ε.  διαδικασία

• Σύσταση Ι.Κ.Ε. – Διαδικασία – Κόστος – Δικαιολογητικά

• Μονοπρόσωπη ΙΚΕ ή ατομική επιχείρηση;

• Ίδρυση ΙΚΕ ή σύσταση ομόρρυθμης ΟΕ εταιρείας;

• Πως θα μειώσετε τον φόρο και τον ΦΠΑ για την επιχείρηση σας

• Ίδρυση εταιρείας : Συγκριτικός πίνακας επιλογής νομικής μορφής με παραδείγματα φορολογίας